WALLIEPOST January 2001 The Newsletter for American & German Business »»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»» English Version Deutsche Version folgt der englischen Version »»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»» WALLIEPOST January 2001 V.1 Issue 2 Wallie Dayal, Editor Dayal Resources, Inc. 20 South Clark, Suite 620 Chicago, Illinois 60603 USA Tel: +1 (312) 407-4091 Fax: +1 (312) 732-2264 http:www.dayalresources.com http:www.dayalresources.de »»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»» Welcome to WALLIEPOST, the bilingual, (English & German) bicultural, (American & German) bimonthly newsletter for the German-American business community. Our goal is to provide the tools to help improve communication and understanding between existing and potential transatlantic business partners. Each issue will highlight an area of frequent inadvertent misunderstandings. It is our hope that you and your business associates can use these insights to improve and grow your business. I hope that you will find some valuable perspectives in this Newsletter and find yourself stimulated to think and act in new ways. Feedback is welcome. You may also want to suggest a topic. Please feel free to forward this issue to a friend, colleague or business partner. »»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»» In this issue »»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»» Business communication tools in an international context Where is my answer? Americanus & Germanicus Americania & Europina - Snail Mail - Voice Mail - E-mail Feedback Best Wishes for 2001 »»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»» Americanus & Germanicus Americanus and Germanicus meet while on vacation in the Caribbean. They identify a very promising mutual business opportunity and promise to do the remaining research upon return to their respective countries. Americanus wants to share a key piece of information with Germanicus, but he knows that Germanicus is on the road. He sends him an email. No reply. Germanicus is equally frustrated. He too has great news to share with Americanus. Unfortunately, every time he calls, a voice mail answers. "Darn, I am not going to talk to a machine," swears Germanicus and clunks down the receiver. The Problem: broken communication channel, false expectations Americania & Europina Americania and Europina meet at a tradeshow. They take an instant liking to one another and agree that Americania would write a report about the fabulous product exhibited by Europina. They promise to stay in touch by email, and since Americania has already given away all of her business cards, she promises to get in touch with Europina. Americania's thoughtful personal email that also contained a great deal of the project they had discussed remains unanswered. A follow-up email fares no better. Americania gives up. Months later, the two meet again. "Why did you not write to me as you promised" cried Europina, "we missed a fabulous opportunity." The Problem: at Europina's company, emails are centrally received and then distributed to recipients. Central distribution did not know to which Europina they should forward this email in a foreign language. It ended up in the trash. Historical Note Just a few decades ago, the primary means of business communication was the letter that traveled by boat and did not arrive until weeks after it had been mailed. Transcontinental telephone conversations were rare and not of the best quality. Despite that, international business steadily grew despite the lack of facsimiles,voice mail or E-mail. Today, we have choices and can adapt them to suit our style, purpose, budget and infrastructure. With the right choice, the results can be phenomenal, the wrong choice can lead to disaster. Cultural Note How we use communication tools says a lot about us as people whether we live in the US or in Germanic countries. And although nearly identical communication tools are available to us on either side of the ocean, how and when we use these tools is influenced by local preferences. To be sure, an increasing number of Germans and Americans are on the same wavelength in their choice of communication tools. However, the fly in the ointment is the very assumption that Americans and Germanics would always choose the same communication tool. AMERICAN PERSPECTIVE Most successful American business people value efficiency, information, availability at almost all times concentrating on (almost too many) projects at a given time. GERMANIC PERSPECTIVE Many traditional German business people value the efficiency of direct personal communication, reasonable time-outs from business responsibility and more intense concentration on a (more manageable) number of projects at a given time. SOME UNIVERSAL PRO's and CON's SNAIL MAIL PRO: universal, works for everyone, everywhere, channel is always open personal private SNAIL MAIL CON: slow, bias towards dealing with one issue at a time expensive paper intensive E-MAIL PRO: quick, allows for multi-tasking inexpensive eliminates paper E-MAIL CON: non-universal, is not available to everyone, open and broken channels impersonal non-confidential requires infrastructure, computer and typing skills VOICE MAIL PRO: personally impersonal a place to park verbal information a tool to make forward movement possible without personal contact VOICE MAIL CON: non-universal, is not available to everyone, open and broken channels tool to avoid personal contact expensive prone to abuse OPPORTUNITY: Ask yourself some key questions: Does my preferred communication tool match the preferred communication tool of my international business partner? Does my infrastructure capability match that of my business partner? What can I do to bridge an infrastructure mismatch? SUGGESTION: Despite the abundance of choices, options and tools, effective communication via any tool depends on the preferences and choices of the individual. Before parting with your new international business contact, agree on a communication channel that is directly accessible to each party. Verify that the email address listed on the business card is a private address. Alternatively, keep the public nature of your email in mind and include the full name of the addresses. FEEDBACK Many thanks, dear readers, for your enthusiastic reception of WALLIEPOST. A few of you asked me to comment on the US Presidential Election. Thankfully, it is behind us. It was indeed a fine example of what can happen when an over-eager press literally jumps out of that 'window of opportunity' and crash-lands a whole country. BEST WISHES FOR 2001 The year is rolling along at incredible speed. Stress and overwork plague most business people. Please take a moment and ponder this thoughtful poem, which I received recently via email I wish you Time I do not wish you to have all things I only wish you those that most don't have I wish you time to enjoy yourself and to laugh time to take and to do something with I wish you time for your thoughts and deeds not just for yourself, but also to share I wish you time, not for rushing and running but time in which you are contented. I wish you time not just to waste and hope that you have time left over time in which you wonder and trust instead of checking the time on your watch. I wish you the time to find yourself to relish each precious day and each hour I also wish you time to forgive I wish you the time to truly live. Translated from German by Wallie Dayal, December 2000 Please do not reply to this email. SEND FEEDBACK TO: feedback@dayalresources.com »»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»» Disclaimer: The situations described in this newsletter are not present in all transatlantic business relationships, but they occur all too frequently and thus create unnecessary barriers. They do not refer to any individual or company, but are a reflection of the author’s experience. It is the challenge and opportunity of each one of us to remove barriers and improve communication and understanding. »»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»» Subscription and Feedback Information: No one is subscribed automatically. To subscribe: Send an email to subscribe@dayalresources.com To unsubscribe: Send an email to unsubscribe@dayalresources.com To send feedback: Send an email to feedback@dayalresources.com »»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»» All Materials © 2001 Dayal Resources, Inc. All Rights Reserved »»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»» You may reprint the content of this newsletter in its entirety, electronically or in print, as long as the author’s copyright is included, as well as her name and contact information. Please send 2 hard copies of the publication, electronic or paper, in which you reprinted this material to the author. »»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»» »»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»» WALLIEPOST Januar 2001 Der Newsletter für Amerikaner und Deutsche »»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»» Deutsche Version English Version Above »»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»» WALLIEPOST Januar 2001 V.1 Ausgabe 2 Wallie Dayal, Herausgeberin »»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»» Willkommen zu WALLIEPOST, dem Newsletter für die deutsch-amerikanische Geschäftswelt in ZWEI Sprachen (Englisch & Deutsch) über ZWEI Kulturen (Amerikaner & Deutsche) alle ZWEI Monate. Unser Ziel ist es, dazu beizutragen, gegenseitiges Verständnis und Kommunikation zwischen Geschäftspartnern bzw. potentiellen Geschäftspartnern auf beiden Seiten des Atlantiks zu verbessern. In jeder Ausgabe wird ein Bereich hervorgehoben, in dem es häufig zu ungewollten Mißverständnissen kommt. Wir hoffen, daß Sie und Ihre Geschäftspartner diese Erkenntnisse zur Vergrößerung und Verbesserung Ihres Geschäfts nutzen können. Ich hoffe, daß Ihnen dieser Newsletter wertvolle Perspektiven aufzeigt und Sie dazu anregt, neue Wege in Betracht zu ziehen und einzuschlagen. Wir freuen uns über Feedback und Themenvorschläge für zukünftige Ausgaben. Natürlich können Sie diesen Newsletter jeder Zeit an Freunde, Kollegen oder Geschäftspartner weiterschicken. »»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»» In dieser Ausgabe »»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»» Geschäftliche Kommunikationsmittel im internationalen Kontext Wo ist meine Antwort? Americanus & Germanicus Americania & Europina Geschichtliche / kulturelle Anmerkung - Schneckenpost - Voice-Mail / Anrufbeantwortersysteme - Email Feedback Die besten Wünsche für 2001 Americanus & Germanicus Americanus und Germanicus treffen sich im Urlaub in der Karibik. Sie entdecken eine vielversprechende gemeinsame Geschäftsmöglichkeit und versprechen, nach Rückkehr in ihre jeweiligen Länder die übrigen Recherchen anzustellen. Americanus möchte Germanicus über eine wichtige Sache informieren, und da er weiß, daß Germanicus unterwegs ist, schickt er ihm eine Email. Keine Antwort. Germanicus ist genauso frustriert. Auch er hat großartige Neuigkeiten, die er Americanus mitteilen möchte. Leider meldet sich bei jedem Anruf das Voice-Mail-System. „Verflixt, ich spreche doch nicht mit einer Maschine," flucht Germanicus und legt wütend auf. Das Problem: unterbrochener Kommunikationskanal, falsche Erwartungen Americania & Europina Americania und Europina treffen sich auf einer Fachmesse. Sie mögen einander sofort und vereinbaren, daß Americania einen Bericht über das erstklassige Produkt schreibt, das von Europina ausgestellt wurde. Sie versprechen, per Email in Kontakt zu bleiben. Da Americania bereits alle ihre Visitenkarten vergeben hat, wird sie sich zuerst bei Europina melden. Doch Americanias durchdachte persönliche Email, die sehr viel über das besprochene Projekt enthält, bleibt unbeantwortet. Einer zweiten Email ergeht es auch nicht besser. Americania gibt auf. Nach Monaten treffen sich die beiden wieder. „Warum hast Du mir nicht geschrieben, wie Du versprochen hattest," beklagt sich Europina, „wir haben eine tolle Chance verpaßt." Das Problem: in Europinas Firma werden Emails zentral entgegengenommen und anschließend an die Empfänger weitergeleitet. Das Verteilersystem wußte nicht, an welche Europina es diese fremdsprachliche Email weiterfaxen sollte. Sie wurde deshalb sofort gelöscht. GESCHICHTLICHE ANMERKUNG Noch vor wenigen Jahrzehnten waren auf dem Seeweg transportierte Briefe, die ihren Empfänger erst Wochen später erreichten, das gängige geschäftliche Kommunikationsmittel. Transkontinentale Telefongespräche gab es selten und wenn, dann waren sie nicht von bester Qualität. Trotzdem wuchsen internationale Geschäfte stetig auch ohne Faxe, Voice-Mail oder Email. Heutzutage haben wir Wahlmöglichkeiten, die wir unserem Stil, Zweck, Budget und unserer Infrastruktur anpassen können. Mit der richtigen Wahl können die Ergebnisse phänomenal sein, genauso wie eine falsche Wahl zum Fiasko führen kann. KULTURELLE ANMERKUNG Die Art, wie wir Kommunikationsmittel verwenden, sagt viel über uns als Menschen aus, egal ob wir in den USA oder in deutschsprachigen Ländern leben. Und obwohl uns auf beiden Seiten des Atlantiks quasi identische Kommunikationsmittel zur Verfügung stehen, beeinflussen unsere lokalen Präferenzen, wie und wann wir diese Mittel verwenden. DIE AMERIKANISCHE PERSPEKTIVE Die meisten amerikanischen Geschäftsleute schätzen Effizienz, Informationen, nahezu ständige Verfügbarkeit und die Beschäftigung mit (fast zu) vielen Projekten zur gleichen Zeit. DIE DEUTSCHE PERSPEKTIVE Die meisten traditionellen deutschen Geschäftsleute schätzen die Effizienz der direkten, persönlichen Kommunikation, angemessene 'Auszeiten' ohne geschäftliche Verantwortung und die intensivere Konzentration auf eine überschaubarere Zahl von Projekten zur gleichen Zeit. Natürlich befinden sich eine steigende Zahl Deutscher und Amerikaner auf der gleichen Wellenlänge, wenn es um die Wahl ihrer Kommunikationsmittel geht. Jedoch genau diese Annahme, daß Amerikaner und Deutsche immer das gleiche Kommunikationsmittel wählen, ist der Haken an der Sache. EINIGE UNIVERSELLE PROS UND CONTRAS SCHNECKENPOST PRO: überall üblich, funktioniert für jeden überall, Kommunikationskanal ist immer offen persönlich privat SCHNECKENPOST CONTRA: langsam, Tendenz daß immer nur eine Sache behandelt wird teuer braucht viel Papier EMAIL PRO: schnell, ermöglicht Multi-Tasking preiswert benötigt kein Papier EMAIL CONTRA: nicht überall üblich, nicht jedem zugänglich, offene und unterbrochene Kommunikationskanäle unpersönlich nicht vertraulich erfordert Infrastruktur, Computerkenntnisse und die Fähigkeit zu Tippen VOICE-MAIL PRO: persönlich und doch unpersönlich ein Ort, um verbale Informationen abzuladen ein Mittel, um ohne persönlichen Kontakt weiterzukommen VOICE-MAIL CONTRA: nicht überall üblich, nicht jedem zugänglich, offene und unterbrochene Kommunikationskanäle ein Mittel, um persönlichen Kontakt zu vermeiden teuer kann mißbraucht werden VERBESSERUNGSMÖGLICHKEIT Stellen Sie sich die folgenden Schlüsselfragen: Stimmt mein bevorzugtes Kommunikationsmittel mit dem bevorzugten Kommunikationsmittel meines internationalen Geschäftspartners überein? Stimmen meine Infrastrukturfähigkeiten mit denen meines Geschäftspartners überein? Was kann ich bei ungleichen Infrastrukturen tun? VORSCHLAG: Trotz der großen Auswahl an Kommunikationsmitteln, beruht effektive Kommunikation auf den bevorzugten Kommunikationsmitteln und -kanälen der Geschäftsperson. Bevor Sie sich von Ihrer neuen internationalen Kontaktperson verabschieden, einigen Sie sich auf einen Kommunikationskanal, der beiden Seiten direkt zugänglich ist. Versichern Sie sich, daß die auf der Visitenkarte genannte Email-Adresse eine Privatadresse ist. Andernfalls bedenken Sie, daß Ihre Email-Nachricht 'öffentlichen' Charakter hat, und geben Sie den vollständigen Namen des Empfängers an. FEEDBACK Vielen Dank, liebe Leser, für die begeisterte Aufnahme von WALLIEPOST. Einige von Ihnen haben mich gebeten, meinen Kommentar zur amerikanischen Präsidentschaftswahl abzugeben. Zum Glück liegt das jetzt hinter uns. Es war tatsächlich ein schönes Beispiel dafür, was passieren kann, wenn sich eine übereifrige Presse im wahrsten Sinne des Wortes zu weit aus dem Fenster lehnt und ein ganzes Land mit in die Tiefe zieht. DIE BESTEN WÜNSCHE FÜR 2001 Die ersten Wochen sind bereits im Flug vergangen. Streß und Überarbeitung sind reichlich vorhanden. Bitte nehmen Sie sich einen Moment Zeit für das folgende besinnliche Gedicht. Ich wünsche Dir Zeit Ich wünsche Dir nicht alle Gaben Ich wünsche Dir nur, was die meisten nicht haben. Ich wünsche Dir Zeit, Dich zu freuen und zu lachen. Und wenn Du sie nützt, kannst Du etwas daraus machen. Ich wünsche Dir Zeit für Dein Tun und Dein Denken. Nicht nur für Dich selbst, sondern auch zum Verschenken. Ich wünsche Dir Zeit, nicht zum Hasten und Rennen. Sondern die Zeit zum Zufriedensein können. Ich wünsche Dir Zeit nicht so zum Vertreiben. Ich wünsche, sie möge Dir übrig bleiben. Als Zeit für das Staunen und Zeit für Vertrauen. Anstatt nach der Zeit, der Uhr zu schauen. Ich wünsche Dir Zeit, zu Dir selber zu finden. Jeden Tag, jede Stunde als Glück zu empfinden. Ich wünsche Dir Zeit, auch um Schuld zu vergeben. Ich wünsche Dir Zeit zu haben zum Leben. (Gedicht ohne Angabe des Verfassers per Email erhalten.) Bitte senden Sie Ihre Meinungen und Anregungen nicht an diese Email-Adresse, sondern an feedback@dayalresources.de »»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»» Hinweis: Die in diesem Newsletter beschriebenen Situationen kennzeichnen natürlich nicht alle transatlantischen Geschäftsbeziehungen, aber sie treten viel zu häufig auf und schaffen unnötige Barrieren. Sie beziehen sich nicht auf einzelne Personen oder Unternehmen, sondern spiegeln die Erfahrungen der Autorin wider. Es ist eine Herausforderung und Gelegenheit für jeden einzelnen von uns, Hindernisse zu entfernen und Kommunikation und Verständnis zu verbessern. »»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»» Informationen zum Abonnement und Feedback: Das Abonnement dieses Newsletters erfolgt nicht automatisch. Um ihn zu abonnieren, schicken Sie bitte ein Email an: subscribe@dayalresources.de Um ihn abzubestellen, schicken Sie bitte ein Email an: unsubscribe@dayalresources.de Um Feedback zu geben, schicken Sie bitte ein Email an: feedback@dayalresources.de »»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»» Urheberrecht für alle Informationen © 2001 Dayal Resources, Inc. Alle Rechte vorbehalten. »»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»»» Eine Vervielfältigung des Inhalts dieses Newsletters ist gestattet, darf aber nicht auszugsweise, sondern nur vollständig auf Webseiten oder sonstwo reproduziert werden und muß Urheberrecht, Name und Kontaktinformationen der Autorin enthalten. Bitte schicken Sie der Autorin in diesem Fall zwei Druckexemplare der Veröffentlichung, sei sie elektronisch oder auf Papier, in der diese Informationen wiedergegeben werden, an die Autorin.